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办公室日常接待礼仪常识

| 燕玲

大家知道吗?接待工作是办公室工作中一项经常性、非常重要的工作,它代表着一个单位的形象,也体现了办公室工作人员的敬业精神。下面是小编给大家带来的2021办公室日常接待礼仪常识,以供大家参考,我们一起来看看吧!

办公室日常接待礼仪常识

一、办公室的日常接待礼仪

迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作。正确的迎宾工作,除了热情和真诚,礼仪常识必不可少。迎来送往,是日常接待工作的主要方面。

1、办公室日常迎宾

秘书在办公室接待来访的客人,既有预先约定的,也有临时无约的“不速之客”。不管是有约的还是无约的,秘书都应热情地以礼相待。

当来宾若是熟悉且依约前来的,秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点。对首次到访的来宾,不管有约无约,秘书都应诚恳地进行自我介绍,然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份,并与其握手致意,必要时可与来宾礼貌地交换名片。

对有约的、重要的,或是远道而来的来宾,为了表示郑重、尊敬和热情、友好,主人(多数是秘书)应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾。当来宾乘坐的车辆驶近时,应面带微笑,挥手招呼致意,以示“我们在此已经恭候多时了,欢迎您的光临”之意。

2、办公室之在外迎宾

有时,秘书必须陪同或代表领导到机场、码头、车站等交通场所迎接来宾,或在接待活动地迎接来宾,这相对于办公室日常迎接来说,程序更为复杂些,礼仪礼节要求也更为讲究。

迎宾时,主人应提前到达迎接地点。来宾到达后,主人应上前热情地招呼、问候,然后或自我介绍,或互相介绍,或交换名片。如果与来宾是初次见面,秘书可事先准备好写有如“欢迎__公司__先生一行”之类醒目文字的接站牌。

对重要的来宾,可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式。必要时,要安排迎宾线,即在迎宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互致意,主方人员列队迎接来宾。迎宾线可安排在门内,也可安排在门外,但一定要面向来宾方向。迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列,排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

欢迎重要来宾时,有时还要安排送花。送花时,一般宜选择代表“友谊、喜悦、欢迎”花语的花卉,如玫瑰、兰花、紫罗兰等。如果是接待外宾,送花时,一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗。

一般来说,以红色花系或紫色花系为佳,忌用黄色花卉和菊花、杜鹃花、石竹花。来宾所在国的国花一般都会受欢迎。在数目上,西方人送花一般是单数,但不能送13朵。

3、送宾礼节

俗话说:“出迎三步,身送七步。”这是迎送客人的最基本礼节。送别客人时,秘书应根据实际情况,将客人送至办公室(或接待室)门口,或送至电梯口,或送至单位的大门口等,与客人握手道别,必要时还要为客人打开车门。送别时一定要注意的是,不管送到哪里,都要面带微笑,挥手目送客人远去。握手道别时,主人一般不宜先伸手,以免给人造成“逐客”的误会。

重要的访问应当举行一定的欢送仪式,欢送仪式可在交通场所或特定的地方举行。必要时,要安排送宾线,即在送宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互话别,主方人员列队送别来宾。送宾线的人数及安排与迎宾类似。同时,有时还可安排送花。

送别时,可用芍药花、胭脂花等,也可加杨柳、杉枝表示祝福和惜别,同迎接时送花一样,也要注意有关的禁忌。

二、办公室的日常接待仪表要求

头发:办公室人员的够发要经常清洗保持清洁,做到无异味,五头皮屑;男士的头发前边不能过眉毛,两边不能过鬓角;女士在办公室尽量不要留披肩发,前边刘海不能过眉毛。

指甲:指甲不能太长,应经常注意修剪,女性职员涂指甲油要尽量用淡色。

面部:女士职员要化淡妆上岗,男士不能留胡须,胡须要经常修剪。

口腔:保持清洁,上班前不能喝酒或吃有异味食品。

服装:工作场所的服装应清洁、方便,不追求修饰。具体要求是:

1、衬衫:无论是什么颜色,衬衫的领子与袖口不得污秽。

2、领带:外出前或要在众人面前出现时,应配戴领带,并注意与西装、衬衫颜色相配。领带不得肮脏、破损或歪斜松驰。

3、鞋子应保持清洁,如有破损应及时修补,不得穿带钉子的鞋。

4、女性职员要保持服装淡雅得体,不得过分华丽。

5、职员工作时不宜穿大衣或过分雍肿的服装。

三、办公室的日常接待要点

1、立刻招待来访的客人

大部分来访的客人对单位来说都很重要,要表示友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意,但不需要马上起来迎接,也不必与来客握手。

2、热情主动问候客人

打招呼时,应轻轻地点头并面带笑容。如果是老客户,称呼要显得比较亲切。

3、陌生的客人光临时

务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问:请问贵姓?请问您是哪家单位?

4、有客人未预约来访时

不要直接回答领导在或不在,而要告诉对方:“我去看看他是否在。” 同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与领导见面。

5、判断来客的身份

要事先了解领导是愿意随时接待任何来客,还是喜欢视情况而定,一般可以将来客分为几个种类:(1)客户;(2)工作上的伙伴,搭档;(3)家属,亲戚;(4)私人朋友;(5)其他。在没有预约的情况下,通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要,就不要私自挡驾。

6、谢绝会晤说明理由,并表示歉意

不要在没取得领导的同意以前就确认你另定的约见时间,告诉来客:“我能否给您回电话再确认时间?”

7、未经领导同意,不轻易引见

即使是事先有预约的来客光临,也要先通报领导(用电话联系或亲自前去报告),等候指示。倘若没有预约,即使是你认为领导肯定会接见的客人,也不可擅自引见。

8、如果领导不在或一时联络不上

应该向重要来客说明原因,表示将主动联络或协助安排另一约见时间。如果对方表示同意,应向对方探询其通讯地址以及联络时间。

9、让来客等候时要注意

热情招呼客人,以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访,请其等候为合情合理。请对方在适当的位置坐下,接待室平常要准备些报刊杂志,备有介绍本单位的的宣传品,供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离,这样,在你离座时,对方不会看到你办公桌上的文件。

10、带路时走在客人前方

带路时要边留意客人的步伐,走在客人前方2-3步远的位置,边引导,可说:“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停,以手指示方向,并向客人说:“请这边走。”

在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出:“请上电梯。”“请下电梯。”开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的门用左手开,在左侧的用右手开,这样姿势会更优美。

若是向内开的门,则应你先进,并用手按住门说:“请进”,等客人进来后再松开门。

办公室的基本礼仪

打招呼

办公室内的招呼因人而易,不过亲切的问候语与赞美语,乃是工作中不可或缺的礼貌语言。一些服务行业的公司强力倡导问候语言,要求员工在清晨时利用晨会时间,练习各种打招呼的语气语调,希望他们在不断地学习中,养成彬彬有礼的好习惯。

问候语在人际沟通当中属于基本寒喧语言的一种,就如同在家里起床应该向长辈问安,在工作场合中也应该随时表现自己的良好人际关系。适当的问候语不是听起来不自然或是很做作的语言, 而是投入自己的关心与亲切的互动。问候语也是一种起始语言,在展开各种话题的时候,多多应用问候语常常让双方可以迅速化解冰冻,进入应有的主题。

赞美语并不容易形成,多数成功的领导都会巧妙地运用赞美语达到激励员工的目的,其效果甚至比给予金钱的鼓励还要有价值。练习赞美语首先需要细心观察对方的举措,找到对方可以赞美的项目,然后用简单、深刻的语言,激励人心。 打招呼可以分为上对下,下对上,以及平行之间的招呼语。以上对下的招呼为例,这一类招呼由于各个办公室的气氛不相同,也各有差异。有些单位十分严肃,上对下的招呼多是官样文章;有些企业打招呼则像是朋友一般亲切,令人分不出哪位是主管,哪位是下属。可见,打招呼并没有一定的语言模式,却是办公室礼仪当中最好的开始和人际的润滑剂。

员工沟通

员工沟通是件大学问,侧闻一个公司的人员谈话,就可以明白这家公司的企业文化如何。

一个优秀的主管要能察纳雅言,不使下属说话紧张,让其畅所欲言。通常在谈话前,主管可以先请对方入座,消除对方的紧张和疑虑;在谈话期间,多用我字开头, 少用指责的你字说明。尊重下属的心情,多听少说,让对方能够充分表述自己的意见。此外,领导者本身应当身体力行,认真做事,心存公正,自为表率,这样才能令人敬服。

作为下属,则应该以工作来表现自己,说话要不卑不亢,不要逢迎作姿,令人瞧不起。

天天见面的同事虽然不必太客气,可是最起码的礼貌仍然不可或缺。如对不起、请原谅、麻烦您、借个光、我先走一步、下回见等常用的敬语,就应当保留。语言是礼貌上重要的一环,即使在很熟的同事之间,既不可以太客气,也不可以太随便。礼太多,会使对方不敢接近您;过于随便,则会给人感觉您没有教养,有欠庄重。