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对职场礼仪的理解

| 日鹏

商务交往中,说话的技巧是很重要的,因为不仅代表着个人的形象气质,还代表着公司的形象。这里给大家分享一些关于对职场礼仪的理解,供大家参考。

商务人士必备的商务沟通技巧

一、倾听的技巧

不论是在社交场合还是工作场合,善于倾听是一个人应有的素质。倾听是表现个人魅力的大好时机,倾听是给予讲话者最好的礼物,倾听表示对说话者谈话充满了信心,能使对方产生一种被尊重的感觉,从而赢得其好感。

商务交往,是一个平等、双向的交流沟通过程。在这个过程中,不可能总是处于“说“的位置,而是需要学会很好地倾听。有位专家的研究表明:人们每天花在与人沟通的时间中,9%用于写东西,16%阅读,30%说话,45%倾听。“听”是“说”的基础。“听”是有效沟通的前提。一些专家认为:沟通并没有什么特别的秘诀,最重要的就是倾听对方的说话,这比任何阿谀奉承都更为有效。学会倾听,才能集思广益,明辨是非。倾听的技巧主要有:

(一)全神贯注地倾听

当对方讲话时,要把注意力集中在讲话人的身上,表现出对其讲话内容的兴趣,这一来体现了对交谈对象的尊重,表明愿意倾听对方的讲话;二来可以听出对方的弦外之音,获得重要的信息,掌握关键所在,为说服对方寻找突破口。

(二)不可轻易打断对方的讲话

当对方说话时,特别是说到兴致很高时,不可轻易地打断对方的谈话,当有分歧或需要补充说明时,也最好等到对方讲完再提问或发表自己的见解。如果有必要插话时,也要先向对方打招呼,说声对不起,再插话。简短插话完毕后请对方接着讲。否则,可使对方不快。

(三)准确的理解对方的谈话

倾听是一个能动性的过程,是一个对感知的信息经过加工处理后能动地反映自己思想的过程。在倾听中,一个重要的技巧就是要学会在倾听中正确理解对方的谈话内容,及时捕捉对方传递出的信息,观察对方的言谈举止,动作表情,继而分析、判断对方的意图,为进一步的商谈做充分的准备。

(四)适时适度的提问、反馈

在商务交往中,人们更倾向于彼此进行语言交流,而不是一味的倾听。如果一方一言不发,只是一味的听,另一方就会没有交谈的兴趣,不讲或少讲了。不利于交流沟通。所以,在倾听中,应专心地听,并适时、适度、有针对性地提出问题或不时地向对方发出应和,表现出对谈话内容的重视。 实现商务交往。

(五)把握成交机会

商务谈判中,主要的目的是促成交易。所以,在倾听中,要细心领会,分析对方交谈意向,把握成交机会。该成交时主动提出,不可在一些小的细节上争执不休,失去商机。

二、语言表达的技巧

语言是人们交流思想感情,表达情意、增进了解的主要手段,是重要的沟通方式。在商务职场上,拥有高超的说话技巧,往往就能达到事半功倍的效果;拥有良好的语言交际能力,就能得心应手地进入职场;就能轻松自如地进行有效的沟通;就能在商务谈判中掌握主动;就能获得客户的信赖并发展客户;就能在会议或演讲中彰显个人魅力,使事业无往而不胜。作为一个商务工作者,必须掌握好以下语言表达的`技巧:

(一)尊重对方

作为商务工作者,面对的人很多,可能是上级领导或下级同事;也可能是供货商、经销商;可能是政府职能代表;可能是消费者或其他商业企业人士。与他们交谈,谈话的场合不同,谈话的内容不同,因此交谈沟通的方式也不同。但无论是与谁谈,一个重要的技巧就是要拥有良好的态度和语气,尊重对方,以礼待人,让对方感到平等、真诚。良好的态度是与人交谈的基础,和气的交谈是生财之道。

(二)谈吐文雅

谈吐文雅是增强个人魅力,提升个人形象的主要要素。在交谈中,要多使用礼貌用语,言辞得当,表述有条理,语言简洁、生动、鲜明,即干练又温文尔雅,方能显现出一个人的能力。谈话中,可以适当地使用俗谚俚语,巧妙地使用富有时代特征的专业术语,来增强语言的感染力。

(三)话题适宜

谈话前,首先要了解对方的喜好、个性特征和心理状态,选择好话题。多谈对方愿意听的,能让对方感到愉快的话题。要根据不同人的心理需求说不同的话,对一些不太愉快的话题,又必须面对时,要讲求策略。比如,商谈索赔、讨价还价、讨债等容易引起矛盾或出现僵局的谈话,就需要慎重思考。既要坚持原则,据理力争,维护自己一方的利益,还要理解对方,避免冲突。只有突破僵局,双方相互理解,相互让步,才能获得商机。

(四)赞扬对方

赞扬别人,是一种促进友好关系的催化剂。每一个人都希望得到对方的肯定,看到其优点和长处,肯定其价值。所以,在商务活动中,无论你面对的是谁,都要发现对方的长处,从中找到可以让你称赞的优点,并及时的予以夸赞。特别是当对方表明自己的观点后,先要对其肯定,需要反驳时,也要婉转,且不可指责或斥责对方。

(五)平等相处

买卖是公平的交易。买卖自由,不能强买强卖。所以,在与客户交易中,要平等相待,公平交易。不可出言不逊,咄咄逼人。当不能与对方达成一致意见或出现分歧时,也要尊重对方。

(六)真诚友善

每个人都喜欢与真诚友善、和蔼可亲的人打交道。据心理学家测验:一个友善诚恳、和蔼可亲的形象,或一张笑容可掬的脸颊给人的心理作用是愉悦,促使大脑各部位的中枢神经细胞高度活跃――尤其是语言区神经细胞高度活跃,处兴奋状态,给人留下美好的印象,相反,是一个凶巴巴的形象,或是一张表情冷漠的脸孔,给人的心理作用是:憎恶加恐惧,促使大脑各部位的中枢神经细胞严重抑制,处沉抑状态,给人留下难以消遁的持久性恶感。由此可以推断:一个商务工作者,在商务活动和社交场合,面带微笑,表现出发自内心的真诚友善,才会赢得客户的信赖,为获得商机打下基础。

商务交谈原则

1、尊重对方,谅解对方

在交谈活动中,只有尊重对方,理解对方,才能赢得对方感情上的接近,从而获得对方的.尊重和信任。因此,谈判人员在交谈之前,应当调查研究对方的心理状态,考虑和选择令对方容易接受的方法和态度;了解对方讲话的习惯、文化程度、生活阅历等因素对谈判可能造成的种种影响,做到多手准备,有的放矢。交谈时应当意识到,说和听是相互的、平等的,双方发言时都要掌握各自所占有的时间,不能出现一方独霸的局面。

2、及时肯定对方

在谈判过程中,当双方的观点出现类似或基本一致的情况时,谈判者应当迅速抓住时机,用溢美的言词,中肯的肯定这些共同点。赞同、肯定的语言在交谈中常常会产生异乎寻常的积极作用。当交谈一方适时中肯地确认另一方的观点之后,会使整个交谈气氛变得活跃、和谐起来,陌生的双方从众多差异中开始产生了一致感,进而十分微妙地将心理距离接近。当对方赞同或肯定我方的意见和观点时,我方应以动作、语言进行反馈交流。这种有来有往的双向交流,易于双方谈判人员感情融洽,从而为达成一致协议奠定良好基础。

3、态度和气,语言得体

交谈时要自然,要充满自信。态度要和气,语言表达要得体。手势不要过多,谈话距离要适当,内容一般不要涉及不愉快的事情。

4、注意语速、语调和音量

在交谈中语速、语调和音量对意思的表达有比较大的影响。 交谈中陈述意见要尽量做到平稳中速。在特定的场合下,可以通过改变语速来引起对方的注意,加强表达的效果。一般问题的阐述应使用正常的语调,保持能让对方清晰听见而不引起反感的高低适中的音量。

办公室电话接待礼仪的基本要点

1.铃不过三

在电话铃响三声之内接起电话,不要故意延迟,提起听筒后,不要和周围人闲聊。

电话铃响3遍之前就应接听,3遍后就应道歉:“对不起,让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听,代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话,又不道歉,甚至极不耐烦,就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象,让对方觉得自己被看重。

2.左手拿听筒、右手拿笔

办公室接听电话不想个人接听电话那么随意,在对方打过来电话的时候必须要做文字记录。

3.第一时间说出公司或者部门名称

在电话接通以后,主动向对方礼貌问好,并第一时间报出本公司或者部门的名称。例如:“您好、这里是众卓企业管理咨询有限公司。”

4.对方基本信息了解

确认对方的基本信息,包括对方公司、个人姓名、身份等。只有问清楚基本情况自己的工作才能顺利进展,如果没有问清楚来电者的身份,在转接过程中遇到问题时就很难解决 了,不但浪费时间而且还会影响到工作进展。

5.详细了解来电目的

了解清楚基本的来电者信息之后,就要对来电的目的做详细的了解,以便对该电话采取合适的解决方式。包括要问到:对方来电找谁?对方的事情是否可以代为转告?是否一定要找直接人接听?一般性的广告电话在问清楚之后就可以直

接回绝,如果是公司有用的广告电话就可以记录,待需要的时候可以直接用。做大最大限度的灵活接听电话。

6.确认来电主要内容

在电话结束之前一定要和对方确认一次来电的主要内容,做到准确到位,防止记录错误或者少记。如果是见面会晤,那就要对会面的时间、地点、联系人、联系电话等各方面相关的信息核实清楚。

随时牢记5W1H技巧,所谓5W1H是指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥How如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话和接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备,有赖于5W1H技巧。

7.礼貌道谢

电话结束一定要对对方进行礼貌的道谢,这也是基本的电话礼仪。来电者是客人,一定要尊重客人,千万不要表现出一种眼中无人的感觉。

8.让来电者先挂电话

不管是客户或者是找公司相关人的间接客户都要等着对方挂断电话之后再挂电话,不可“啪——”的一下扔回原处,这极不礼貌。

如果这边快速的挂断电话,会让来电者感觉这边的人对他很不耐烦,会让对方心里不舒服的。所以在接听一个电话即将结束时,应该礼貌的请客户先挂电话,这样才算是一个完美的接听电话的结束。

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