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职场电话礼仪的小技巧

| 日鹏

商务电话沟通是不见面的交际,很多商务交往都是从一个有效的电话沟通开始,电话沟通时要注意什么礼仪呢?这里给大家分享一些关于职场电话礼仪,供大家参考。

良好的商务电话礼仪要求

所有成功的商业往来都需要准备,电话也不例外。重要的是要知道你给谁打电话,最方便的致电时间也很重要。你打 电话的原因,以及你能为他们做些什么,条理,简明扼要。

如果接电话的人不认识打电话的人,那么致电的目的及致电者的可信度应立即被建立也是很重要的,紧接着一两句简单的自我介绍不仅展示了好的电话礼仪,而且在这样的情况下能让接电话的人关注接下来的信息。

在电话的另一端详细说明你的意图,不要设想接电话的人会明白你为什么致电给他们,以及你对他们的期望。在通话中,要详细的阐述信息记忆明确提出你的目的。阐述让接电话的人能理解,领悟并能找到有价值的信息,无意义的话和泛泛之谈会让人失去注意力,以及会对打电话的人产生很一般的反映。

好的礼仪一般需要专业性,当与陌生人通话时,应避免非正式的言语或私人问题。一旦关系确立,你可以考虑礼貌性的询问关于“周末”、“孩子”和其他非敏感性的私人话题。

隐私和安全围绕着私密话题在电话里一直是让人记忆犹新的。如果一些敏感的话题在电话中不可避免的发生,商务礼仪要求你和接电话的人事先确认是否恰当。

一定要有耐心,展示好的商务电话礼仪依赖于在压力或者是当面对考验的情况下,能够保持镇定、冷静和平静,你保持冷静的能力还会为你赢得尊重,避免冲动的行动或决定。

商务交往中接电话的礼仪

1、报出公司名称

接听电话时应主动向对方问好,并及时报出公司或部门的名称。

2、确定来电者身份

问清来电者身份可以避免转接过程中遇到问询难以回答,从而浪费宝贵时间。

3、听清来电目的

了解来电目的,有利于对该电话采取合适的处理方式。

4、记录并复述内容

接听完毕时应复述记录的内容,防止记错带来的麻烦,提高工作效率。(记录时应记录:时间、地点、通话目的、联系电话等)

5、铃响不过三声原则

响铃三声内应接电话,时间过长会使客户认为这个公司的员工精神状态不佳。

6、端正坐姿,注意音调

亲切、优美的声音总是能让人舒适,并且正确的坐姿可以使声音洪亮、有精神。

7、左手持筒,右手持笔

提倡左手拿话筒,右手操控电脑或持笔,这样可以轻松自如的与客户沟通。

8、礼貌道别

挂断电话时“喀咯”的声音会使人不舒服,所有应让客户先挂电话并且礼貌道别。

文秘接待客人的注意事项

1、无论接待什么样的客人,都需做到公平和礼貌,应按先来后到的原则接待每一个客人。

2、无论接待什么样的客人,都要和颜悦色、千万不能皱眉头。

3、接待客人时态度要郑重,但说话要留有余地。

4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求,不让客人等候。

5、为避免出错,对于客人说的一些重要事项要确认一遍。

6、尽快记住客人的相貌和姓名,了解他们与本公司的'关系。

7、要请客人填写接待登记簿。

8、上司没确认要见的客人,就不要让他进去。

9、在不了解对方身份时,若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排,则不要直接回答在不在,而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。

10、陌生客人来访时,一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍;根据情况的不同,对来客的意图和目的要打听清楚,但在打听时不失礼仪。

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